Co powinna zawierać umowa o prace projektowe przy budowie domu

Budowa domu to proces, na który składają się różne etapy. Różne są także i umowy, które zawiera się na ich realizację. W cyklu artykułów przybliżymy Państwu najważniejsze umowy zawierane w procesie budowlanym, a także to, co powinny zawierać.

Na wstępie procesu budowlanego przed Inwestorem stoi konieczność przygotowania projektu, na podstawie którego rozpocznie budowę. Inwestor ma na tym etapie zasadniczo dwie możliwości – przygotowanie indywidualnego projektu bądź też zakup projektu gotowego, a następnie jego adaptację, by spełniał on wymogi przewidziane przez prawo. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzemy, konieczna będzie współpraca z architektem.

Kluczowe elementy umowy o prace projektowe przy budowie domu

Umowa o prace projektowe przy budowie domu jest kluczowym dokumentem, który reguluje współpracę pomiędzy inwestorem (zleceniodawcą) a projektantem (wykonawcą) projektu architektonicznego. Dobrze skonstruowana umowa chroni interesy obu stron i zapewnia jasność co do zakresu prac, harmonogramu i kosztów. Poniżej przedstawiamy Państwu najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się w takiej umowie.

Nim jednak przejdziemy to tego, co powinna zawierać umowa, należy poruszyć temat, w jakiej formie powinna być zawarta.

Kodeks cywilny regulując umowę o dzieło (a tego rodzaju umową jest umowa o prace projektowe), nie przewiduje żadnej formy – można by więc powiedzieć „no to po co o tym mówić?”. Odpowiedź jest jednak bardziej złożona.

W umowie o prace projektowe, co do zasady projektant zobowiązuje się do przeniesienia autorskich praw majątkowych do wykonanej dokumentacji projektowej. Ich przeniesienie, zgodnie z art. 53 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Brak zatem zachowania formy pisemnej spowoduje, że przeniesienie autorskich praw majątkowych do dokumentacji nie nastąpi.

Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku, gdy strony nie chcą przenosić autorskich praw majątkowych do dokumentacji projektowej (a np. udzielić licencji), wówczas forma pisemna nie jest niezbędna dla jej ważności.

Przy czym to, że nie ma wymogu zawierania umowy na piśmie, nie oznacza, iż warto z tego sposobu rezygnować. W przypadku wystąpienia w przyszłości sporu stron co do swoich praw i obowiązków brak formy pisemnej rodził będzie trudności z udowodnieniem rzeczywistej woli stron i tego, do czego się zobowiązały.

1. Strony umowy

Umowa powinna jasno określać dane obu stron: inwestora i projektanta. Warto zawrzeć najważniejsze dane: w przypadku osób fizycznych są to imię i nazwisko, adres oraz numer PESEL (a gdy jest to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – nazwa firmy oraz NIP), a w przypadku innych podmiotów – nazwa, adres siedziby, numer KRS, a także przez kogo jest reprezentowana i na jakiej podstawie działa (przepisy szczególne mogą wymagać, by podmioty podawały również inne dane, np. w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością).

Oznaczenie stron umowy ma za zadanie uwiarygodnić kontrahenta i umożliwić jego identyfikację np. w przypadku konieczności skierowania sprawy na drogę sądową, nie powinno to jednak prowadzić do podawania danych w nadmiernej ilości i szczegółowości.

2. Przedmiot umowy

W tej części umowy należy szczegółowo opisać zakres prac projektowych, które mają być wykonane. Może to obejmować:

• Projekt architektoniczny – wstępne koncepcje, projekt budowlany, projekt wykonawczy.

• Projekt zagospodarowania terenu – plan sytuacyjny, zagospodarowanie przestrzenne.

• Projekty branżowe – projekty instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych, grzewczych i innych.

• Dodatkowe usługi – np. nadzór autorski, uzyskanie pozwoleń, doradztwo techniczne.

Należy zwrócić uwagę, że umowa o prace projektowe jest szczególnym rodzajem umowy o dzieło. Dziełem w rozumieniu tej umowy jest przygotowanie wspomnianej wyżej dokumentacji projektowej, stąd też umowa winna w sposób możliwie jak najbardziej precyzyjny określać wymogi, które musi spełnić.

Usługi dodatkowe nie będą dziełem w rozumieniu umowy, lecz stanowić będą elementy umowy zlecenia (np. udział w postępowaniu administracyjnym prowadzącym do wydania decyzji o pozwoleniu na budowę) lub umowy o świadczenie usług (np. nadzór autorski).

3. Terminy realizacji

Umowa powinna określać harmonogram prac, w tym kluczowe etapy projektu i terminy ich ukończenia. W przypadku mniej skomplikowanego zadania można poprzestać na określeniu terminu końcowego, bez wprowadzania harmonogramu oraz etapów. Należy uwzględnić czas na uzyskanie wszelkich niezbędnych pozwoleń, konsultacje z inwestorem oraz ewentualne poprawki i korekty. Oznaczenie terminu, w którym projektant winien przygotować dokumentację może odbywać się zasadniczo dwojako — poprzez ustalenie konkretnej daty kalendarzowej, bądź też wskazując, ile czasu od zawarcia umowy ma upłynąć — np. „w terminie 6 tygodni od dnia zawarcia umowy”.

Warto uregulować również kwestie związane z odbiorem przygotowanej dokumentacji. Można wskazać m.in. na sposób zawiadomienia o gotowości dokumentacji do odbioru czy termin, w jakim inwestor powinien dokumentację odebrać. Przy czym odbiór taki strony winny stwierdzić protokołem, w którym potwierdza się spełnienie świadczenia, a to z kolei stanowi podstawę do dokonania rozliczeń. W protokole należy wskazać również na jakość wykonanych prac, ujawnione wady, jak również na termin, w którym projektant ma je usunąć.

4. Wynagrodzenie i warunki płatności

Niezwykle ważne jest precyzyjne określenie wynagrodzenia projektanta. Można to zrobić na kilka sposobów:

• Ryczałt – stała kwota za cały projekt i usługi.

• Stawka godzinowa – wynagrodzenie naliczane na podstawie liczby przepracowanych godzin.

• Kosztorys szacunkowy – oparty na przewidywanych kosztach i ewentualnych dodatkowych pracach.

Umowa może zawierać harmonogram płatności, np. zaliczka na początku, płatności po ukończeniu poszczególnych etapów oraz ostateczna płatność po zakończeniu prac, lub przewidywać rozliczenie na koniec. Należy także określić sposób płatności (przelew bankowy, gotówka). Warto mieć również na uwadze, że wskazane powyżej sposoby płatności w ramach jednej umowy można łączyć – np. ryczałt za przygotowanie projektu, a nadzór autorski rozliczany wg stawki godzinowej lub kosztorysowej.

W procesie projektowym, jak i w życiu – nie wszystko da się przewidzieć. W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego warto zatem wprowadzić w umowie zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w przypadku konieczności wykonania prac dodatkowych, jak i kwestii samej zgody inwestora na dodatkowe prace.

5. Prawa autorskie i własność intelektualna

Kwestie dotyczące praw autorskich do projektu są kluczowe. Dokumentacja projektowa jest bowiem utworem w rozumieniu prawa autorskiego. Istotnym dla inwestora jest zatem zamieszczenie w umowie postanowienia, zgodnie z którym projektant przenosi na rzecz inwestora autorskie prawa majątkowe do dokumentacji projektowej, na wskazanych w umowie polach eksploatacji, jak również prawa do udzielania zezwoleń na wykonywanie względem tego utworu praw zależnych.

Pamiętać jednak należy, iż przeniesienie autorskich praw majątkowych do dokumentacji projektowej nie jest niezbędne dla skuteczności umowy i późniejszej realizacji inwestycji na podstawie nabytej dokumentacji. W takiej sytuacji warto odwołać się do art. 61 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgodnie z którym „Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, nabycie od twórcy egzemplarza projektu architektonicznego lub architektoniczno-urbanistycznego obejmuje prawo zastosowania go tylko do jednej budowy”. Dlatego też, gdy w umowie nie chcemy przenosić autorskich prawa majątkowych, warto wyraźnie zaznaczyć, iż na podstawie umowy inwestor nabywa od projektanta egzemplarz projektu.

Kolejną opcją jest udzielenie przez projektanta na rzecz inwestora licencji do opracowanej dokumentacji projektowej. Wówczas można w sposób elastyczny uregulować kwestię np. ilości inwestycji zrealizowanych na podstawie danego projektu, wyłączność lub niewyłączność licencji etc.

Warto przy tym pamiętać, by wyraźnie zaznaczyć, że wynagrodzenie należne za sporządzenie dokumentacji obejmuje również powyższe kwestie.

6. Obowiązki i odpowiedzialność stron

W umowie należy jasno określić obowiązki każdej ze stron. Dla projektanta mogą to być m.in. terminy dostarczenia poszczególnych etapów projektu, obowiązek dostosowania się do lokalnych przepisów budowlanych oraz odpowiedzialność za ewentualne błędy w projekcie. Inwestor może być zobowiązany do dostarczenia wszelkich niezbędnych dokumentów oraz terminowego regulowania płatności.

Wykonanie obowiązków stron warto zabezpieczyć, np. karą umowną w przypadku nieterminowej realizacji obowiązków przez projektanta. Należy przy tym jednak pamiętać, że po pierwsze kara umowna dotyczy niewłaściwej realizacji świadczeń niepieniężnych (w przypadku braku zapłaty właściwym instrumentem są odsetki), po drugie musi być precyzyjnie określona w momencie zawierania umowy (stąd najlepiej określić ją jako wartość pieniężną, choć dopuszczalne jest oznaczenie jej jako określony ułamek albo procent wartości umowy), po trzecie – by kary były adekwatne do tego, co mają zabezpieczać. Kary zbyt wysokie mogą zniechęcić potencjalnych kontrahentów do zawarcia umowy lub też prowadzić do podniesienia ceny (gdyż ewentualne ryzyko zapłaty wysokich kar projektanci mogą wkalkulować w cenę).

Zastrzegając kary umowne jako inwestor, należy pamiętać o wpisaniu w umowie postanowienia, zgodnie z którym inwestor ma prawo dochodzić odszkodowania przewyższającego kary umowne. Ma to istotne znaczenie, gdyż w przypadku jego braku, inwestor nie będzie uprawniony dochodzić odszkodowania w przypadku szkody wyższej niż zastrzeżona z powodu danego uchybienia kara umowna.

Należy również pamiętać, iż w umowie strony mogą uregulować przypadki, za które nie ponoszą odpowiedzialności, kwestie ewentualnej gwarancji itd.

7. Klauzula poufności

W umowie mogą znaleźć się również postanowienia dotyczące zachowania poufności informacji przekazanych przez obie strony, szczególnie w kontekście danych osobowych i koncepcji projektowych.

8. Zmiany i odstąpienie od umowy

Strony mogą w umowie zawrzeć również postanowienia dot. zmiany umowy, jak i warunków, w których możliwe będzie wcześniejsze jej zakończenie.

Najważniejszą regulacją w tym zakresie jest art. 395 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny wprowadzający tzw. umowne prawo odstąpienia, na podstawie którego można w umowie zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w ciągu oznaczonego terminu prawa odstąpienia od umowy. Strony mają przy tym swobodę w kształtowaniu przesłanek odstąpienia, przy czym pamiętać należy, iż dla ważności tego zastrzeżenia konieczne jest wskazanie terminu, w którym strona może skorzystać z tego uprawnienia. Istotnym jest jednak, że termin ten musi być określony konkretnie, bądź też powiązany z wystąpieniem jakiegoś zjawiska w przyszłego, które z pewnością nastąpi.

Podobnie strony mogą w umowie przewidzieć prawo od odstąpienia od niej w przypadku niewykonania zobowiązania w terminie ściśle określonym (zgodnie z art. 492 kodeksu cywilnego). Wówczas, gdy zobowiązanie nie zostanie wykonane w terminie wskazanym w umowie, możliwe będzie odstąpienie od niej bez wyznaczania terminu dodatkowego.

Należy tu zaznaczyć, iż niezależnie od zastrzeżenia tego typu uprawnień w umowie, dopuszczalne będzie odstąpienie od niej w przypadkach przewidzianych w przepisach ogólnych.

9. Postanowienia końcowe

W tej części umowy mogą znaleźć się np. postanowienia, w których strony wskażą który sąd będzie właściwy do rozstrzygania sporów z danej umowy oraz podać swoje dane do kontaktu i w jaki sposób strony będą się wzajemnie kontaktować (np. telefon, e-mail).

10. Załączniki do umowy

Do umowy mogą być dołączone załączniki, takie jak szczegółowe specyfikacje techniczne, rysunki, wytyczne projektowe, harmonogram prac oraz inne istotne dokumenty.

Podsumowanie

Umowa o prace projektowe przy budowie domu to fundament udanej współpracy między inwestorem a projektantem. Tak jak fundament musi być solidny, tak i umowa. Odpowiednie zabezpieczenie interesów obu stron oraz precyzyjne określenie zakresu prac i warunków finansowych to klucz do uniknięcia konfliktów i sprawnej realizacji projektu. Pamiętać przy tym należy, że by umowa spełniała jak najlepiej swoje zadanie, powinna być dopasowana do indywidualnych potrzeb i oczekiwań klienta.